5. juni 2018

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn

Privatlivspolitik

Garderforeningen for Skanderborg og Omegns dataansvar

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle foreningens medlemmer.

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort redegør for, hvordan personoplysninger behandles.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn er dataansvarlig, og den sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger til Garderforeningen for Skanderborg og Omegn er:

Kontaktperson: Asger Thykjær

Adresse: Hadrupvej 65, Vedslet, 8732 Hovedgård

Telefonnr.: 21666559

Mail: brittaogasger@fibermail.dk

Hjemmeside: www.skanderborg-garderforening.dk

Behandling af personoplysninger

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

- Almindelige personoplysninger:

Navn

Adresse

Telefonnummer

E-mail adresse

Fødselsdato

Årgang

Abonnementsnummer

Indmeldelsesdato

Udmeldelsesdato

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer såfremt et medlem skal godkendes på en SKV-ansøgning i forhold til våbenloven.

CPR-nummer samt bankkontonummer i forbindelse med foreningens tilmelding af medlemmer til PBS.

Personoplysninger indsamles fra

Personoplysninger tilgår fra medlemmet ved indmeldelse.

Herudover sker der en udveksling med De Danske Garderforeningers Sekretariat, idet indmeldelse kan ske ad denne vej, eller idet personoplysninger tilrettes gennem et medlems henvendelse til Sekretariatet.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn behandler personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, så som muligheden for at kontakte medlemmet, beregning af anciennitet i forhold til tildeling af hæderstegn, opkrævning af kontingent og så videre.

Vedligeholdelse af De Danske Garderforeningers samlede medlemsregister samt oversigt over bestyrelsers sammensætning.

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.

Administration af medlemmets relation til foreningen.

2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelser:

Give mulighed for De Danske Garderforeninger at kontakte bestyrelsesmedlemmer ved behov herfor.

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

Ethvert medlems personoplysninger/medlemsoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister, interne resultatlister m.v.

Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter, herunder i forhold til generalforsamling.

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

Videregivelse af almindelige personoplysninger til De Danske Garderforeninger i relevant og nødvendigt omfang.

Da foreningen for hvad angår skydning er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til disse, for herigennem at kunne modtage information og aktivitets- og kursustilbud herfra.

Af praktiske, administrative og historiske hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger efter et medlems udmeldelse.

Samtykke

Ved indmeldelse i Garderforeningen for Skanderborg og Omegn gives samtidig samtykke til foreningens indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets personoplysninger, samt udveksling af tilsvarende mellem Garderforeningen for Skanderborg og Omegn og De Danske

Garderforeningers Sekretariat.

Ved ansøgning i forhold til våbenloven giver underskrift på SKV-ansøgninger samtidig udtryk for samtykke til Garderforeningen for Skanderborg og Omegn for indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets CPR-nummer.

Videregivelse af personoplysninger

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn videregiver ved indmeldelse eller rettelser til et medlems personoplysninger disse til De Danske Garderforeningers Sekretariat med henblik på ajourføring af det samlede medlemsregister.

I forbindelse med Garderforeningen for Skanderborg og Omegns deltagelse i De Danske Garderforeningers landsdækkende idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til De Danske Garderforeninger.

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsers sammensætning til De Danske Gar-derforeningers Sekretariat.

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring eller lignende.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn opbevarer personoplysninger så længe medlemskab af foreningen eksisterer.

Ved udmeldelse vil almindelige personoplysninger kunne opbevares af praktiske og administrative hensyn i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen.

Almindelige personoplysninger opbevares dog så længe, de har historisk værdi.

CPR-nummer og bankkonto oplysninger anvendt ved tilmelding af medlemmet til PBS slettes umiddelbart efter, at tilmelding er foretaget.

Medlemmets rettigheder

Ethvert medlem har en række rettigheder efter persondataforordningen. Disse er:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

Retten til indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse

Ethvert medlem kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Garderforeningen for Skanderborg og Omegns behandling, ved henvendelse til foreningens bestyrelse. Kontaktoplysninger findes øverst.

Ved et medlems henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Et medlem kan altid indgive en klage til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Garderforeningen for Skanderborg og Omegn forbeholder sig retten til at foretage ændrin-ger i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Privatlivspolitikken er vedtaget af Bestyrelsen 05.06.2018.